Le 26 mars 2024

PAR ME LYLIA BENABID

L’employeur avait-il renoncé à la confidentialité liée à une enquête disciplinaire qu’il avait confié à un tiers alors que la convention collective prévoit au droit à la « communication confidentielle de toutes les notes et de tous les autres documents composant le dossier relatif au constable en sa qualité de salarié » ?

Dans la décision Fraternité des policiers et policières de la Ville de Québec et Ville de Québec (Martine Fortier), 2024 QCTA 70 (disponible sur SOQUIJ), l’arbitre est saisi d’un grief dans lequel il est reproché à l’employeur de ne pas avoir avisé la plaignante qu’elle faisait l’objet d’une enquête à propos de son comportement contrairement à ce que stipule la convention collective.

Il est reproché à la plaignante d’avoir formulé une plainte en harcèlement psychologique jugée non recevable à l’encontre de quatre personnes. La firme responsable de l’enquête a conclu que la plainte était empreinte de mauvaise foi.

Afin de préparer adéquatement le dossier de la plaignante, le syndicat désire que lui soit transmis des courriels entre un représentant de l’employeur et les enquêteurs de la firme, tous deux avocats. De plus, le représentant admet également avoir reçu un ou des courriels de la part d’une avocate du Service des ressources humaines lui demandant de lui transmettre ses notes et documents relatifs au dossier de la plaignante. Le syndicat cherche à obtenir copie de ces courriels.

L’employeur s’oppose aux demandes du syndicat en invoquant le secret professionnel.

L’arbitre de grief considère que la convention collective applicable a pour effet que l’employeur perde le privilège relatif au litige concernant les communications entre lui et les tiers auxquels il a confié le soin de mener une enquête disciplinaire. En l’espèce, la convention collective accorde au syndicat le droit à la « communication confidentielle de toutes les notes et de tous les autres documents composant le dossier relatif au constable en sa qualité de salarié ». Il s’agit d’une renonciation explicite au privilège relatif au litige : elle est volontaire, claire et évidente.

À partir du moment où une note ou un document fait partie d’un dossier, il doit être transmis sans exception. Par cette clause, l’employeur a renoncé à la confidentialité de toute information qui concerne un salarié.

Les éléments constitutifs de l’enquête visant à établir s’il y a eu ou non harcèlement psychologique font nécessairement partie de ce dossier puisque c’est à partir de celle-ci que les reproches lui sont formulés. Cela inclut le rapport lui-même, mais aussi les différentes communications entre les enquêteurs externes, bien que tous deux avocats et l’employeur.

Cependant, le secret professionnel couvre les communications entre la personne responsable de s’assurer de la transmission de l’ensemble des notes et documents, avocate du Service des ressources humaines, et les personnes responsables aux Normes professionnelles du Service de police de la Ville de Québec. Cette avocate a interprété la portée des notes et des documents au dossier de la plaignante, ainsi que la convention collective et a prodigué des conseils. Son rôle dépassait la simple transmission de documents et est de la nature de la relation avocat-client. Le privilège relatif au conseil juridique s’applique dans les circonstances particulières de ces communications.

Ainsi, l’arbitre ordonne la transmission des courriels entre les enquêteurs et l’employeur mais accueille l’objection de l’employeur quant à la transmission des courriels entre l’avocate du Service des ressources humaines et l’employeur.