Dans l’affaire H-T. Syndicat de l’enseignement de la Jonquière (CSD), 2024 QCCAI 243 (Me Normand Boucher), la Commission d’accès à l’information du Québec (ci-après, Commission) doit se prononcer sur une demande d’accès à un renseignement personnel de la part d’un membre à son syndicat.

Le Syndicat de l’enseignement de la Jonquière-CSD (ci-après, l’entreprise ou le Syndicat) est une association accréditée qui représente le personnel enseignant. Le demandeur est enseignant et membre du syndicat.

En mai 2011, le demandeur constate que son nom ne fait plus partie de la liste de priorité des enseignants suppléants. Il fait appel au Syndicat pour qu’il intervienne auprès du Centre scolaire, son employeur, pour régulariser la situation.

En septembre 2011, une rencontre entre le demandeur, la présidente du Syndicat et un représentant de l’employeur a lieu. Lors de cette rencontre, des notes manuscrites sont prises par la présidente et une proposition de règlement est formulée.

Le Syndicat assure le demandeur à l’effet que sa situation est régularisée, mais celui-ci ne se voit attribuer aucun contrat d’enseignement de suppléance entre 2011 et 2019.

En 2022, le demandeur s’adresse au Tribunal administratif du travail (ci-après, TAT) et dépose des plaintes à l’encontre de son syndicat pour défaut de représentation. En prévision de l’audience de ces plaintes, le demandeur transmet au Syndicat des demandes d’accès afin d’obtenir la communication de certains documents, notamment les notes manuscrites lors de la rencontre de l’automne 2011.

Le Syndicat invite le demandeur à plutôt s’adresser au TAT pour obtenir les documents demandés. Finalement, le Syndicat refuse de produire les documents sans invoquer de motif de restriction prévu à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après, Loi).

La Loi prévoit une obligation impérative de répondre de manière motivée son refus de partage de renseignements personnels, c’est-à-dire en indiquant les arguments juridiques sur lesquels l’entreprise s’appuie pour refuser en tout ou en partie l’accès aux documents demandés et en l’informant des recours qui lui sont disponibles pour contester cette décision.

Le Syndicat invoque devant la Commission la restriction de l’article 39, paragraphe 2 de la Loi pour justifier sa décision. Selon cette disposition, une entreprise peut refuser de communiquer à une personne un renseignement personnel la concernant lorsque la divulgation du renseignement risquerait vraisemblablement d’avoir un effet sur une procédure judiciaire dans laquelle l’une ou l’autre de ces personnes a un intérêt.

La Commission confirme qu’un tel motif de refus aurait dû être évoqué au moment de la réponse donnée au demandeur au moment de sa demande d’accès. De plus, selon la disposition invoquée pour soutenir le refus, le Syndicat avait la discrétion de divulguer les renseignements demandés et n’avait donc pas l’obligation de refuser un tel accès. Ainsi, en laissant écouler le délai de 30 jours pour justifier par cette disposition le refus de divulguer les renseignements demandés, le Syndicat a renoncé à invoquer ce motif de refus facultatif.

La Commission ordonne au Syndicat de communiquer la note manuscrite sollicitée par le demandeur.